Politique sur la vie privée (Protection des renseignements personnels)

Code de protection de la vie privée

Engagement de ClearView en matière de protection de la vie privée

ClearView Strategic Partners Inc. («Clearview») s’engage à contrôler la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels fournis par ses clients et les usagers des services d’établissement de rapports sur les questions éthiques de ClearView («ClearView Connects™») et à adopter le présent Code de protection de la vie privée afin d’assurer l’exactitude, la confidentialité et l’intégrité de ces renseignements personnels.

Il est important pour nous de protéger vos renseignements personnels et de respecter votre vie privée.

Tous les employés de ClearView, ses représentants et les fournisseurs de services tiers doivent se conformer à nos engagements en matière de vie privée lorsqu’ils traitent des renseignements, y compris des renseignements personnels.

Il est de la plus haute importance que nous gagnions la confiance de nos clients et de tous les usagers de nos services. Afin de gagner cette confiance, nous nous conformons à dix principes de la vie privée décrits ci-dessous.

Applicabilité du Code de protection de la vie privée de ClearView

Le Code de protection de la vie privée de ClearView constitue notre politique en matière de vie privée et il vous renseigne sur notre engagement envers la vie privée. Il vous fournit des renseignements sur les étapes que nous prenons afin de nous assurer que votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels sont protégées.

Notre site Web peut contenir des liens vers d’autres sites Web qui sont offerts et maintenus exclusivement par des tiers. Les sites Web offerts et maintenus par des tiers ne sont pas soumis au présent Code de protection de la vie privée. Veuillez examiner les politiques en matière de vie privée de ces sites Web afin de déterminer leurs pratiques de traitement de l’information.

En quoi consiste les renseignements personnels?

Un renseignement personnel constitue tout élément d’information, soit factuel ou subjectif, à propos d’une personne identifiable.

SI VOUS ÊTES UN USAGER DE «CLEARVIEW CONNECTS™»

Un usager est une personne à laquelle un client a donné accès à ClearView Connects™ et qui est capable de faire un rapport en utilisant ClearView Connects™.

En tant qu’usager de ClearView Connects™ :

  • On peut vous demander, ou vous pouvez choisir, de fournir votre nom, votre numéro de téléphone ou votre adresse courriel ou tout autre renseignement personnel dans le rapport que vous soumettez. Si vous fournissez des renseignements personnels de ce genre, vous consentez à ce qu’ils soient acheminés à l’organisme client approprié qui est responsable de traiter de manière légitime ces renseignements personnels. Veuillez vous référer à la politique relative à la vie privée et aux autres politiques de l’organisme pertinent pour de plus amples renseignements.
  • Si vous intégrez des renseignements personnels sur une autre personne dans le rapport que vous soumettez, vous consentez à ce qu’il soit transmis à l’organisme client pertinent qui est responsable de traiter de manière légitime ces renseignements personnels. Veuillez vous référer à la politique relative à la vie privée et autres politiques de l’organisme pertinent pour de plus amples renseignements.
  • Si vous choisissez de transmettre votre adresse courriel à ClearView dans le but de recevoir un avis par courriel lorsque votre rapport aura été mis à jour, ClearView :
    • stockera de manière sécuritaire votre adresse courriel et ne la transmettra pas à l’organisme client;
    • utilisera votre adresse courriel uniquement pour vous aviser des activités liées à votre rapport;
    • effacera votre adresse courriel lorsque le rapport sera terminé, que vous aurez désactivé les avis par courriel ou que vous ne vous serez pas connecté sur le site Web clearviewconnects.com depuis 90 jours. Vous serez avisé lorsque nous effacerons votre adresse courriel.
  • Si vous choisissez de transmettre votre adresse courriel à ClearView dans le but de recevoir un avis par courriel lorsque votre rapport aura été mis à jour :
    • Vous pourrez activer ou désactiver les avis par courriel à tout moment en vous connectant au site Web clearview.connects.com et en modifiant vos paramètres.
    • Les avis par courriel vous rappelleront seulement de vous connecter au site Web clearviewconnects.com et ne contiendront aucun renseignement lié à votre rapport.

Si vous n’êtes pas un usager de ClearView Connects™ et que vous croyez qu’un organisme client a reçu vos renseignements personnels par l’intermédiaire d’un rapport qui a été soumis, veuillez communiquer directement avec l’organisme client approprié puisqu’il est responsable de traiter de manière légitime lesrenseignements personnels de ce genre.

Les dix principes de la protection de la vie privée

Notre Code de protection de la vie privée est composé des dix principes clés suivants :

Responsabilité

Nous, à ClearView, prenons très au sérieux notre engagement de protéger votre vie privée. Chaque employé et chaque représentant de ClearView est responsable des renseignements personnels sous son contrôle. Nos employés et nos représentants sont informés de l’importance de la protection de la confidentialité et ils reçoivent régulièrement des informations pour leur mise à jour personnelle concernant notre Code de protection de la vie privée et les politiques qui y sont liées.

En plus d’établir ce Code de protection de la vie privée, nous avons nommé un membre de notre équipe dirigeante, M. Phil Enright, président et président directeur général, comme responsable de la protection de la vie privée. M. Enright est responsable de l’analyse de toutes les pratiques de traitement des renseignements personnels à ClearView en plus de s’assurer que notre politique de protection de la vie privée est à jour et en vigueur en tout temps.

Détermination des fins

Chaque fois que nous collectons des renseignements à votre sujet, nous vous en expliquerons le but et la manière dont nous comptons utiliser les renseignements personnels que nous collectons (« détermination des fins »). Généralement, nous le ferons au moment où nous collections les renseignements personnels si ce n’est pas avant. Nous limiterons les renseignements que nous collectons à ce dont nous avons besoin pour le but que nous avons déterminé et nous n’utiliserons pas ces renseignements à d’autres fins sans obtenir votre consentement au préalable.

Si vous déposez une requête au moyen de notre site Web, envoyez-nous un courriel ou procédez de manière à inclure vosrenseignements personnelset nous utiliserons cette information pour répondre à votre requête.

Si vous êtes un client ou un client potentiel, nous pourrions vous demander des renseignements afin d’établir une relation avec vous et bien vous servir. Les renseignements que nous demandons dépendront des services que vous exigerez de ClearView. Par exemple, nous pourrions vous demander des renseignements afin :

  • d’évaluer vos besoins;
  • de déterminer quels services répondront à ces besoins;
  • d’administrer notre offre de services de manière adéquate.

Consentement

Nous cherchons à obtenir et nous confirmons votre consentement à la collection, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels au moment de la collecte ou à l’avance. Nous ferons un effort pour employer un langage clair et compréhensible lorsque nous obtenons votre consentement afin de nous assurer que vous comprenez la nature, les buts et les conséquences de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de vos renseignements personnels.

Votre consentement peut être exprimé par écrit ou de manière implicite et dans certains cas, vous pourriez le donner de manière verbale, électronique ou par le moyen d’un représentant autorisé. Avant de décider quelle forme de consentement est la plus appropriée, nous allons prendre en considération les exigences de la loi en vigueur, le type de renseignements personnels dont nous avons besoin et la raison de sa collecte, de son utilisation ou de sa divulgation.

Limiter la collecte

Nous collectons uniquement les renseignements personnels que nous croyons nécessaires. Nous collectons les renseignements personnels par des moyens justes et légaux.

Limiter l’utilisation, la divulgation et la retenue

Les renseignements que nous vous demandons sont utilisés ou divulgués à des fins d’identification. Nous solliciterons votre consentement avant d’utiliser ou de divulguer ces renseignements pour des raisons dépassant la portée de votre consentement original à moins d’être requises ou permises par la loi.

En aucun cas, nous ne vendons des renseignements personnels à un tiers à des fins de commercialisation. La politique de ClearView est d’employer ces renseignements personnels uniquement pour remplir nos obligations relatives à la prestation de services.

Il est parfois inévitable que vos renseignements personnels soient l’objet d’une fuite et cela peut occasionnellement se produire dans le cadre des obligations de routine de ClearView ou de l’exercice de ses activitésrégulières. Ceci comprend, par exemple, la divulgation à des consultants ou à des fournisseurs de ClearView (aussi connus collectivement comme les «fournisseurs de service»). Les fournisseurs de services n’ont en leur possession que les renseignements nécessaires à la prestation du service en notre nom, comme les services technologiques, bancaires, financiers, de vérification, de comptabilité et d’assurance. De plus, ils ont l’obligation de protéger les renseignements personnels conformément au Code de protection de la vie privée.

Nous conserverons vos renseignements personnels uniquement le temps requis pour les besoins déterminés au préalable et dans la mesure permise par la loi. Une fois que vos renseignements personnels ne seront plus nécessaires, ils seront détruits ou rendus anonymes.

Exactitude

Si vous êtes un client ou un client potentiel, nous ferons des efforts raisonnables afin de conserver l’exactitude de vos renseignements personnels et de les mettre à jour, basé sur des renseignements additionnels que vous nous fournirez et dans la mesure où des renseignements personnels mis à jour sont pertinents à l’objectif pour lequel ils ont été collectés à l’origine. Bien que nous ferons de notre mieux pour assurer que l’information que nous conservons soit exacte, nous comptons que vous nous divulguerez tout renseignement important et que vous nous informerez de tout changement pertinent.

Nous vous encourageons à examiner et à confirmer l’exactitude des renseignements personnels fournis. Si vous décelez une erreurdans ces renseignements, nous vous prions de communiquer avec nous aussitôt que possible (par téléphone, par poste, par courriel ou en utilisant notre site Web) et nous ferons les corrections appropriées dès que nous le pourrons.

Sauvegardes : protéger vos renseignements personnels

Nous protégerons vos renseignements personnels en employant les sauvegardes et les mesures de sécurité appropriées, comme les politiques d’utilisation des ordinateurs et de sécurité de ClearView et nos politiques de protection des renseignements personnels. Les systèmes informatiques de ClearView, y compris certaines sections de nos sites Webs, sont protégés par des mots de passe et construits de telle sorte que seules les personnes autorisées peuvent avoir accès aux systèmes et aux banques de données sécurisées, incluant ClearView Connects™.
Des vérifications internes de nos procédures et de nos mesures de sécurité sont faites de manière régulière afin de nous assurer qu’elles ont été appliquées de manière adéquate et qu’elles demeurent efficaces et appropriées.

ClearView conserve les renseignements personnels sous une combinaison de documents papier et électroniques. En ce qui concerne notre entreprise en général, les documents papier récents comportant les renseignements personnels de nos clients sont conservés dans des classeurs à notre siège social de Toronto et à notre bureau ontarien de Burlington.

L’accès aux renseignements des clients, y compris les renseignements personnels, sera autorisé uniquement aux employés, aux représentants et aux fournisseurs de services de ClearView qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions, à toute personne ayant reçu l’autorisation d’y avoir accès par la personne qui l’a accordé par le processus de consentement et aux autres instances autorisées par la loi.

Lorsque vous donnerez des renseignements personnels aux fournisseurs de service agissant en notre nom, nous exigerons de ces organismes ou de ces personnes de se conformer à notre Code de protection de la vie privée ou d’avoir leur propre code qui confère généralement des protections équivalentes. Nous leur donnerons uniquement les renseignements nécessaires afin qu’ils prodiguent les services pour lesquels ils ont été retenus et nous exigerons qu’ils ne stockent, ni analysent niutilisent ces renseignements dans un but autre que la prestation de ces services.

Franchise : vous garder informé

ClearView a élaboré ce Code de protection de la vie privée en langage simple afin de vous garder informé. Il est disponible à tous, en format papier à l’adresse indiquée ci-dessous et en format électronique sur notre site Web à l’adresse https://www.clearviewconnects.com/PrivacyPolicy.

Si vous avez d’autres questions ou inquiétudes concernant la protection de la vie privée, nous vous invitons à communiquer avec nous (par téléphone, par poste, par courriel ou en utilisant notre site Web) et nous allons répondre à vos préoccupations de la meilleure façon possible.

Offrir des accès individuels et notifications en cas de violation

Si vous êtes un client ou un client potentiel :

  • Nous vous donnerons accès aux renseignements que nous conservons à votre sujet dans un délai raisonnable sur présentation d’une demande écrite, ainsi que d’une preuve d’identité et d’habilitation satisfaisante. Vous avez aussi le droit de savoir :
    • de quelle façon nous collectons vos renseignements personnels;
    • de quelle façon nous les utilisons;
    • à qui ils pourraient avoir été divulgués, sauf si une telle divulgation a été produite à un organisme gouvernemental ou à un fournisseur de services de ClearView dans le cadre de ses activités régulières.
  • Il se peut que nous vous facturions des frais modiques pour répondre à une telle requête et si cela s’avère, nous vous aviserons avant de commencer à traiter votre demande.
  • Si vous décelez une erreurdans ces renseignements, nous vous prions de communiquer avec nous dès que possible (par téléphone, par poste, par courriel ou en utilisant notre site Web) et nous ferons les corrections appropriées immédiatement, sur présentation d’une preuve satisfaisante.

Dans certains cas, nous pourrions ne pas donner accès à des renseignements personnels en notre possession ou sous notre contrôle. Ceci pourrait se produire quand :

  • le renseignement personnel a été collecté au moyen de ClearView Connects™ et nous avons conclu un accord avec un client ou un usager selon lequel nous ne divulguerions pas de tels renseignements ou en vertu d’une entente de services, l’organisme client en question est responsable de traiter de manière légitime de tels renseignements personnels ou s’est conformé au présent Code;
  • donner accès pourrait probablement révéler des renseignements personnels sur un tiers ou serait une menace à la sécurité d’un tiers et le renseignement ne peut être isolé;
  • la divulgation révélerait des renseignements commerciaux confidentiels de ClearView;
  • il serait trop coûteux, à notre avis, de le récupérer;
  • le renseignement personnel est protégé par secret professionnel de l’avocat du client;
  • le renseignement a été collecté au cours d’une enquête sur une question juridique ou ne peut être divulgué pour d’autres motifs juridiques, tel qu’un accord de confidentialité.

Si nous refusons une demande individuelle d’accès à vos renseignements personnels, nous vous aviserons par écrit des raisons de notre refus et vous pourrez contester notre décision.

C’est la politique de ClearView de vous informer en temps opportun dans le cas d’une divulgation de renseignements personnels lors d’une violation de notre politique et de nos accords. ClearView exige de ses employés, de ses représentants et autres de l’alerter de toute divulgation potentielle qui n’aurait pas été autorisée.

Offrir des recours : respecter et répondre à vos préoccupations en matière de vie privée

ClearView vous encourage à communiquer avec nous si vous avez des questions ou des préoccupations à propos de nos pratiques de protection des renseignements personnels ou du présent Code de protection de la vie privée. Nous examinerons et nous répondrons à vos préoccupations sur tout aspect de notre façon de traiter vos renseignements personnels.

Dans la plupart des cas, un problème se règle simplement en nous en informant et en discutant. Vous pouvez communiquer avec le Service à la clientèle de ClearView au téléphone au numéro 416 481-1900 ou sans frais au numéro 1 866 655-7528, par courriel à l’adresse
[email protected] ou par la poste à l’adresse :

ClearView Strategic Partners
Service à la clientèle
372 rue Bay, bureau 1902,
Toronto (Ontario) M5H 2W9
CANADA

Si, après avoir communiqué avec le service à la clientèle de ClearView, vous sentez que vous avez toujours des préoccupations, veuillez communiquer avec le Directeur de la protection de la vie privée au numéro 1 416 481-9167, à l’adresse [email protected] ou par la poste à l’adresse indiquée ci-dessus.

Veuillez vous assurer d’inclure votre nom, votre adresse, le moyen de communication que vous privilégiez, la nature de votre plainte et tous les détails pertinents, y compris les communications que vous pourriez avoir entretenues avec nous par le passé.

Conclusion

Nous pourrions amender notre Code de protection de la vie privée afin qu’il soit le reflet des changements apportés à nos pratiques en matière de protection de la vie privée et de traitement des renseignements personnels. En particulier, des changements aux lois sur la protection de la vie privée applicables peuvent exiger que nous ajoutions, modifiions ou enlevions des parties du présent Code de protection de la vie privée. La date de la plus récente mise à jour sera indiquée ici-bas.

ClearView Connects™ est une marque déposée de ClearView Strategic Partners Inc.

02.02.18